Media społecznościowe i eventy, czyli para doskonała

Organizujesz rocznicową imprezę, konferencję biznesową, fachowe warsztaty, premierę nowego produktu, pokaz mody czy otwarcie nowego lokalu? Social media pomogą!

Social media znakomicie nadają się do kreowania wydarzeń związanych z promocją. Z pomocą portali społecznościowych możemy skutecznie dotrzeć z informacją do dużej grupy osób. Gdy w wykorzystywanych serwisach mamy już liczną rzeszę wiernych i aktywnych odbiorców, sprawa jest prosta. Jeśli tak nie jest, lepiej się wesprzeć płatnymi postami. Zaletą takiej promocji jest możliwość precyzyjnego dotarcia do określonych grup czy konkretnych osób przez targetowanie reklam na LinkedIn, Twitterze czy Facebooku. Dysponując atrakcyjnymi zdjęciami czy krótkimi nagraniami wideo z podobnych wcześniejszych wydarzeń, możemy też pokusić się o reklamy na Instagramie.

 Jeśli uda się stworzyć ciekawe wydarzenie i nośną komunikację w socialach, informacja będzie się rozprzestrzeniała spontanicznie, w sposób „wirusowy”. Odbiorcy sami będą podawać ją dalej swoim znajomym. Tu z pomocą może przyjść atrakcyjny system zachęt, na przykład obietnica udziału w zamkniętym evencie w zamian za rozpowszechnianie informacji.

Zdobądź partnerów, zyskaj patronów, znajdź prelegentów

Dzięki mediom społecznościowym możemy też pozyskiwać patronów, sponsorów i prelegentów na event. Z odpowiednim wyprzedzeniem należy podsyłać wybranym decydentom i ekspertom atrakcyjne treści związane z wydarzeniem, tak aby dostrzegli dla siebie korzyści w udziale w nim.

Poszukiwania sponsorów lub prelegentów warto otwarcie i głośno komunikować. To metoda, jaką wybiera w swoich działaniach wiele start-upów. Aby jednak nie skończyć z tłumem przypadkowych, źle dobranych uczestników, trzeba wyraźnie określić cele i wskazać sektor gospodarki, branżę i profil działalności partnera wydarzenia. Przypomina to nieco proces tworzenia person zakupowych klientów.

Jeśli chcemy pozyskać dla projektu wybranych ekspertów, powinniśmy śledzić ich profile w mediach społecznościowych, udostępniać i aktywnie komentować publikowane przez nich treści, wchodzić w otwarty dialog i zapraszać do skomentowania własnych publikacji. To droga do budowania więzi. Zwłaszcza w segmencie business to business (B2B), czyli w kontaktach biznesowych, doskonale sprawdza się LinkedIn i Twitter. To prostszy i szybszy sposób, niż tradycyjna wysyłka zaproszeń czy ofert dla potencjalnych patronów drogą pocztową.

Poprzez social media można także zapraszać na eventy, prowadzić zapisy i sprzedawać bilety – wystarczy dodać na Facebooku link do aplikacji Evenea lub internetowego systemu dystrybucji biletów, jak TicketPro czy e – bilet.

Trzy razy dłużej, dwa razy lepiej

Dobrze wypromowany i prowadzony w social mediach event „żyje” w sieci i w świadomości odbiorców trzykrotnie dłużej. Już w czasie przygotowań można skupiać na nim uwagę i wzbudzać zainteresowanie udziałem (tak, tak, model AIDA nadal działa).

Doskonale sprawdza się tu prowadzenie bloga, czy wykorzystanie Twittera. Może to być prosty dziennik z przygotowań, rozbudowany o zdjęcia z montażu czy projektowania wystroju i budowy dekoracji. Social „lubi” kadry zza kulis, nieformalne obrazki ze spotkań i negocjacji z artystami, którzy mają wystąpić podczas wydarzenia. To doskonale służy budowaniu napięcia. W eventach B2B wykorzystajmy LinkedIn do promocji notek biograficznych czy artykułów już pozyskanych uczestników. Niech inni zobaczą, z kim będą mieli okazję się spotkać. 

Transmisja na żywo

W mediach społecznościowych relacje z wydarzeń na żywo to standard. Zarówno Facebook, jak i Google nadal najsilniej promują wideo. Dzięki transmisji na żywo – może to być zapowiedziany streaming FB live czy na YouTubie albo w Periscope, krótkie wideo na Snapchacie lub Instastory – w evencie „bierze” nieraz udział o wiele więcej osób, niż uczestników na miejscu.

Co więc warto jeszcze wiedzieć o wideo? Facebook już 3 lata temu przegonił YouTube pod względem liczby odtworzeń. Posty z filmami cieszą się 2,5 razy większym zaangażowaniem użytkowników i są 5 razy dłużej oglądane*. Jednak wideo powinno być przeznaczone dla konkretnego kanału socialowego. I powinno być dostosowane do oglądania na urządzeniach mobilnych.

Wykorzystując social media można zaangażować zgromadzonych w nich odbiorców także w trakcie samego wydarzenia transmitowanego na żywo. Przyda się tu gra online lub prosty konkurs, choćby na Snapchacie lub Tinderze. 

Do zaangażowania uczestników warto wykorzystać też aplikacje, takie jak social wall. To online’owe apki, które zbierają i prezentują automatycznie, np. w przeglądarce www, wpisy z Tweetera, posty Facebooka czy zdjęcia z Instagrama, oznaczone odpowiednim hashtagiem. W ten sposób można wykorzystać user generated content, czyli treści tworzone przez uczestników. Wystarczy odpowiednio duży ekran, lub duża liczba mniejszych ekranów – dobrze widocznych dla uczestników w trakcie eventu, aby każdy mógł zobaczyć i pokazać innym własny wpis czy fotkę z imprezy.

Oczywiście, treści mogą być moderowane a sam tag imprezy trzeba wcześniej udostępnić użytkownikom, na przykład podczas rejestracji gości, w recepcji, na zaproszeniu, na stronie eventu czy w wydarzeniu na Facebooku.   

 Aplikacje typu social wall pozwalają na więcej, niż tylko prezentacja w czasie rzeczywistym strumienia wpisów z serwisów społecznościowych w przeglądarce internetowej. Można osadzić je na dedykowanym landingpage’u czyli specjalnej mikro-stronie do działań akwizycyjnych, na firmowej stronie www czy na blogu. W tym celu zwykle trzeba pobrać fragment kodu. Można też umieścić odnośnik do social walla w formie zakładki w fanpage’u na Facebooku, a nawet uzyskać dostęp do API czyli interfejsu programistycznego aplikacji, aby wykorzystać go do połączenia z innym oprogramowaniem lub dopasować do swoich potrzeb.

 Zdjęcia nie tylko do albumu

 Jeśli podczas eventu zdjęcia robi fotograf, warto pomyśleć o wykorzystaniu jego pracy nie tylko do zwyczajnej dokumentacji wydarzenia czy raportu dla klienta. Zdjęcia prelegentów, odpowiednio podpisane i opatrzone krótkimi cytatami z ich wypowiedzi czy prezentacji, łatwo stają się memami. Mogą być udostępniane w sieci także przez osoby, które nie biorą udziału w wydarzeniu na żywo. Wymaga to oczywiście częstego zgrywania zdjęć w trakcie imprezy lub ich zrzucania z aparatu przez Wi-Fi, obróbki i publikacji. Ale doskonale sprawdza się podczas eventów dotyczących B2B, transakcji biznesowych.

Dzięki mediom społecznościowym wydarzenie pozostaje w sieci po jego zakończeniu. Można je w niewymuszony sposób wykorzystać do podziękowania uczestnikom za udział i dobrą zabawę oraz - jeśli event był udany, przebiegał płynnie, bez potknięć - do dalszej promocji samych organizatorów, ich stylu pracy, doświadczenia i oferty rynkowej, czyli do dalszego rozwijania biznesu.

Recykling contentu

Treści przygotowywane nieraz miesiącami na pojedynczy event (np. wideo, prezentacje, infografiki, animacje, etc) dzięki social mediom dostają drugie życie. Ich czas oddziaływania wydłuża się nawet do wielu tygodni. Poprzez umiejętne i  stopniowe dorzucanie treści w odpowiednich kanałach (np. prezentacje Powerpointa w Slideshare i na LinkedIn, nagrania prelekcji na YouTube i Facebooku, infografiki w Pintereście, zdjęcia i krótkie sekwencje wideo na Instagramie, cytaty ze sceny na Twitterze), zwiększa się efektywność projektu i jego opłacalność. Stąd już tylko krok do pozyskania nowych klientów.

Social media mogą też być dobrym narzędziem do zdobycia opinii odbiorców, uwag gości, porad i zaleceń na przyszłość od partnerów czy podwykonawców. Prosty post z ankietą na Twitterze, Facebooku czy w Google+ sprawdzi się lepiej i szybciej zbierze odpowiedzi, niż kwestionariusz rozdany uczestnikom na kartkach papieru.  

Dobrze przeprowadzony i wypromowany w social mediach event jest świetnym case study, do tego budującym się samodzielnie, poniekąd „przy okazji” prowadzenia projektu. Wystarczy zgromadzić nagrania i zdjęcia z wydarzenia - także od gości. Opisy na ich kanałach SoMe, relacje uczestników na ich blogach. Następnie je wyselekcjonować i odpowiednio skomentować, opisać lub oprawić graficznie kolekcję postów. Po uzupełnieniu ich odpowiednimi wskaźnikami pokazującymi zasięg kampanii, liczbę interakcji (kliknięć, komentarzy, udostępnień, polubień, etc), czasy odtwarzania wideo czy liczbę przejść na strony www, otrzymujemy gotowy case po wydarzeniu. Pamiętajmy, że sięgając po posty uczestników, trzeba respektować prawa autorskie. Jednak po udanym evencie uzyskanie zgód uczestników nie stanowi zazwyczaj problemu.

Serwisy społecznościowe to kanały komunikacyjne wpływające na emocje. Trzeba pamiętać, że informacje o eventach mogą także wzbudzać odczucia negatywne, prowadzące do ostrych dyskusji, oczerniania organizatorów lub uczestników oraz do wybuchów mowy nienawiści, czego marki i firmy zazwyczaj wolą unikać. Nie bez przyczyny kryzysy w social mediach wybuchają często w weekendy i wieczorami, w porach wydarzeń specjalnych. Należy więc zadbać o zapewnienie odpowiedniego monitoringu i moderacji dyskusji. Tu nie sprawdza się model od 9.00 do 17.00, od poniedziałku do piątku. Dlatego promując event warto pomyśleć zawczasu o odpowiednim „nasłuchu”. Z pomocą przychodzą aplikacje jak Brand24, Monitori czy Sentione. Prosty miesięczny pakiet pomoże uniknąć kryzysu.

Piotr Durski

Content Marketing Manager, Multi Communications

* Źródło: Sotrender

 

 

 

 

 

Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.