Opublikowano kolejny rozdział Białej Księgi - Badania

Zamiarem autorów jest wsparcie codziennej współpracy klientów i agencji, poprawa przejrzystości, efektywności i ograniczenie kosztów przetargów.

Obszar badań doczekał się własnego rozdziału Białej Księgi, który zbiera i opisuje dobre praktyki i najlepsze standardy. Publikacja jest efektem organizowanego przez SAR i PSML Dialogu Branżowego, w którym uczestniczyli klienci i agencje.

Biała Księga Badania zawiera rekomendacje i wytyczne, opis trzech modeli przetargów oraz dokumenty przetargowe, które służą uzyskiwaniu najlepszych wyników we współpracy w obszarze badań.Materiały i wytyczne powstały na bazie spotkań przedstawicieli agencji Badawczych (zrzeszonych w Organizacji Firm Badania Opinii i Rynku) oraz działów badań i zakupów ze strony klientów.

W rozdziale znalazły się m.in.:

  • źródła wiedzy o rynku,
  • wytyczne jak przeprowadzić przetarg na badania w jednym z trzech rekomendowanych modeli,
  • wskazówki dotyczące optymalnego czasu w przetargach,
  • rekomendacje dla efektywnej komunikacji w przetargach uwzględniającej jawność uczestników postępowań, równy dostęp do informacji oraz zasady briefingów, debriefingów i udzielania informacji zwrotnych,
  • przykładowe kryteria ocen w trzech modelach przetargów,
  • wskazówki dotyczące terminów płatności, kosztu pieniądza w czasie, zaliczek i etapowania płatności,
  • rekomendacje dotyczące ochrony własności intelektualnej i praw autorskich w przetargu,
  • wzory dokumentów: dwustronnej umowy o zachowaniu poufności (NDA), Zapytania o Informację (RFI Request For Information), Briefów w trzech modelach przetargu, przykładowego kosztorysu i cennika.

- Oddajemy rekomendacje i narzędzia, które odzwierciedlają unikalne ustalenia z wielu dyskusji i spotkań klientów i agencji. Są to wytyczne szeroko konsultowane z rynkiem – w pierwszym spotkaniu 18. września 2018 r. uczestniczyło czterdzieści osób ze strony działów badań, zakupów i agencji. Następnie powołaliśmy grupę roboczą, w skład której weszło pięciu przedstawicieli agencji badawczych zrzeszonych w OFBOR, pięciu przedstawicieli działów zakupów i pięciu przedstawicieli działów badań. W sumie odbyliśmy sześć spotkań a pomiędzy nimi w mini grupach pracowaliśmy nad dokumentami i zagadnieniami, które finalnie dyskutowaliśmy i zatwierdzaliśmy na spotkaniach - mówi Alina Lempa, prezes zarządu agencji IQS i członek zarządu OFBOR, liderka grupy Badania ze strony agencji.

- Dla części rynku pewnie będzie to potwierdzenie zasadności stosowanych obecnie praktyk, ale wielu uczestnikom standardy te pomogą uzyskać lepsze rezultaty w badaniach - tak jakościowe, jak i kosztowe. Mamy przekonanie, że przekazujemy zebraną w jednym miejscu wiedzę i narzędzia, które poprawiają efektywność procesów zakupowych, ich szybkość, transparentność i koszty, nie osłabiając przy tym koncentracji na jakości kupowanych usług. - komentuje Tomasz Jędrkiewicz, market research expert w T-Mobile, lider grupy Badania ze strony działów badań.

- Polski rynek potrzebował właśnie takiego manuala, który dziś staje się ogólnodostępnym narzędziem. OFBOR planuje warsztaty edukacyjne i dalsze spotkania z udziałem ekspertów Dialogu, których celem będzie upowszechnianie opracowanych materiałów. Niezależnie, materiały są już dostępne i mogą zasilać procedury biznesowe oraz codzienne działania działów zakupów, badań i agencji badawczych – wszystkich, dla których istotna jest ciągła poprawa finalnej efektywności realizowanych badań. Mamy realną szansę, by przetargi na badania odbywały się w transparentnym i efektywnym trybie, którego beneficjentami są obie strony. - dodaje Katarzyna Fiedoruk, starszy specjalista ds. zakupów Grupy Żywiec, liderka grupy Badania ze strony działów zakupów.

Rezultaty dyskusji i ustaleń praktyków biznesu w ramach Dialogu Branżowego znalazły się w publikowanych rozdziałach Białej Księgi w formie wytycznych i narzędzi. Dotychczas opublikowano 7 rozdziałów: Biała Księga (Rozdział Ogólny), Przetarg na PR, Przetarg na Event, Przetarg na Incentive Travel, Przetarg Full Service, Przetarg na Produkcję Filmów Reklamowych, Przetarg na Badania. Ostatnie publikacje obejmą obszary: media, digital i branding. Biała Księga nie jest zamkniętym dokumentem, adekwatnie do potrzeb rynku uzupełniane będą kolejne obszary i zagadnienia. W Dialogu Branżowym udział wzięło 78 ekspertów ze strony agencji i klientów, reprezentujących firmy z najbardziej reklamujących się branż. W spotkaniach otwartych wzięło udział ponad 220 uczestników.

We wrześniu br. Wedel jako pierwszy reklamodawca podpisał nowe standardy Białej Księgi, jest to deklaracją ich promowania i stosowania w codziennych działaniach biznesowych. Wraz z podpisaniem nowych standardów przez pierwszą firmę w Polsce, dotychczasową stronę www.dobryprzetarg.com.pl zastępuje nowy, profesjonalny serwis. Celem nowej strony, podobnie jak poprzedniej jest komunikacja standardów i edukacja rynku. Istotną funkcją nowego serwisu jest także możliwość zgłaszania zarówno przez Klientów, jak i przez Agencje, odbiegających od standardów praktyk. Tak rozumiany "watchdog" ma wspierać wspólną odpowiedzialność klientów i agencji za standardy współpracy. Zgłoszenia nie będą widoczne dla każdego użytkownika strony, ale trafiać będę do organizacji branżowych, które dzięki pozostawionej informacji będą mogły podjąć działania edukacyjne i promocyjne w zakresie standardów. Proces zgłoszeń spełniać będzie zasady poufności i ochrony danych wrażliwych.

Organizatorzy Dialogu Branżowego: Stowarzyszenie Komunikacji Marketingowej SAR, Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki i Zakupów PSML

Partnerzy: OFBOR Organizacja Firm Badania Opinii i Rynku, IAA Polska. Międzynarodowe Stowarzyszenie Reklamy, Związek Pracodawców Branży Internetowej IAB Polska, Związek Firm Public Relations, Klub Agencji Eventowych SAR, Klub Producentów Reklamowych SAR, Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel SOIT, Stowarzyszenie Branży Eventowej SBE, Konfederacja Lewiatan, AMS

Partnerzy medialni: "Media Marketing Polska", MeetingPlanner.pl

Katarzyna Kacprzak 346 Artykuły

Zajmuje się agencjami reklamowymi i eventowymi. Ma na oku studia produkcyjne i branżę OOH. Gdyby mogła wybrać byłaby kopistką w Bibliotece Aleksandryjskiej.

Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.