Miejsce pełne możliwości

Pierwsze założenie to wybranie idealnego miejsca dla prezentacji – zarówno ze względu na rozmieszczenie w hali targowej, jak i możliwości przestrzenne. Samodzielne przygotowanie stoiska targowego, szczególnie dla niewielkiej firmy, może okazać się problematyczne. Nie trzeba jednak być fachowcem w tej kwestii, by poradzić sobie z miejscem na targach. Są firmy, które przejmują obowiązek przygotowania gotowej ekspozycji. Konieczne przy tym jest wykonanie ekspertyzy i projektu na miejscu, czyli w hali targowej.
W Polsce nie brakuje firm zajmujących się zabudową stoisk targowych. Są na tyle dobre, że budują prawie na wszystkich ważniejszych imprezach światowych, na wszystkich kontynentach. Ich atutem jest solidność i terminowość. Co ważne, potrafią wykonać niemal każdy projekt, nawet ten najbardziej fantastyczny. Niektóre firmy oferują usługę kompleksową – z wynajęciem stoiska i jego obsługą.
Targi to doskonała okazja, by zaprezentować się potencjalnym klientom. Ale uwaga na czujną konkurencję, której przyświeca ten sam cel. Dlatego najbardziej istotne jest poważne, przekonujące zaprezentowanie się klientom. Oznacza to pokazanie się od najlepszej strony, pozostawienie dobrego wrażenia na każdym odwiedzającym. Ważne jest to, by każdemu z odwiedzających dać poczucie, że jest tak samo dobrze traktowany jak każdy inny interesant. W praktyce oznacza to, że nawet osoby, które podejdą do stoiska na kilka minut przed zamknięciem targów, będą miło i kompetentnie obsłużone. To dobra okazja, by pokazać klientom, że jest się chętnym do współpracy i gotowym zrobić więcej niż inni.

Metalowa klasyka

Klasycznym sposobem przygotowywania stoisk są metalowe zabudowy przypominające boksy. Są one jednak wypierane przez konstrukcje z metalowych rurek, na których można umieszczać wydruki wielkoformatowe. Te ostatnio kilkakrotnie potaniały, dlatego są coraz popularniejsze. Oczywiste stają się duże roll-upy, na których umieszczane są logotypy firmy, zdjęcia produktów lub ilustracje oferowanych usług oraz inne godne uwagi informacje.
Na targach w Niemczech zaobserwować można także inny trend – białe ścianki, na których z projektora wyświetlane są dowolne informacje. To najprostszy i najszybszy sposób wykonania prezentacji, wymagający najmniej przygotowań. Już przy niedużym budżecie, z odrobiną fantazji można stworzyć przestrzeń, która będzie prezentować produkty czy usługi w wyróżniający się, niebanalny sposób.
Przy wyborze materiałów i treści prezentowanych na stoisku należy brać pod uwagę charakter targów. Prezentacja powinna być spójna z tematyką przewodnią. I tak na targach ekologicznych zapomnijmy o plastiku, a na targach elektronicznych – nie zapomnijmy o aspekcie multimedialnym stoiska.
Starannie przygotowany asortyment prezentowanych produktów jest tak samo ważny jak wyszkolony i uprzejmy personel.

Przyciąganie klientów

Klucz, według którego dobierane są elementy mające przykuć uwagę odwiedzających, jest dość prosty. Na przykład na targach opakowań w Norymberdze w 2007 roku na jednym ze stoisk pojawił się sportowy samochód, który był intuicyjnym wyborem. Organizatorzy wyszli z prostego założenia, że większość odwiedzających targi jest płci męskiej, a mężczyźni przecież kochają samochody. Tego typu cacko wystawione na targach wzbudza zainteresowanie. Ludzie robią sobie z nim zdjęcia, oglądają, chcą skorzystać z jazdy testowej. Innym pomysłem jest np. zatrudnienie artystów, którzy śpiewają piosenki o historii firmy. To wzbudza entuzjazm odwiedzających, ale niektórym styl popisów wokalnych może się nie spodobać.
Wyjaśnienie skomplikowanych technologii i rynkowych innowacji doskonale można odegrać za pomocą profesjonalnych aktorów, którzy zademonstrują działanie produktu lub zasady funkcjonowania usługi. Szczególnie na branżowych targach tego typu prezentacje robią niemałe wrażenie – chociaż wciąż pojawiają się dość rzadko. Polskie firmy zdecydowanie wolą ładne hostessy, niekiedy ubrane w wymyślny strój.
Na takich targach jak METAV w Düsseldorfie, gdzie 19 hal targowych przemierza 123 tys. odwiedzających, nie jest łatwo się wyróżnić. Dlatego dobrym rozwiązaniem, szczególnie dla mniejszych firm, jest stworzenie jednego wielkiego stoiska. I nie chodzi o najczęściej spotykane kilkanaście małych boksów, ale dużą, zaprojektowaną z fantazją przestrzeń, która będzie przyciągała uwagę zwiedzających.

Multimedialne nowinki

Szczególnie dla firm świadczących usługi związane z kreowaniem marki, innowacyjne stoisko może być sposobem na pokazanie swojego know-how. Na targach Online Marketing w Düsseldorfie w 2008 roku jedna z firm zaproponowała rewolucje w temacie stoisk – całe portfolio mobilnego marketingu zaprezentowała na przestrzeni salonu fryzjerskiego zbudowanego na stoisku targowym. Odwiedzający mogli dać sobie profesjonalnie obciąć i wystylizować włosy. W ten sposób hasło reklamowe firmy nawiązujące do kreowania stylu klientów stało się namacalne.
Szerszy zasięg medialny mają tego typu akcje promocyjne, kiedy są uzupełnione o kamerę pokazującą stoisko online w internecie. Inne nowinki to fotokody lub mobile tagging. W mailingu przed targami, a także na T-shirtach personelu na stoisku pojawiają się quick response barcodes – fotokody. Wystarczy zrobić zdjęcie fotokodu telefonem, żeby dostać bezpośredni link WAP do strony z informacjami o firmie i jej portfolio.
Ciekawym rozwiązaniem jest  komunikacja przez bluetooth. Odwiedzający stoisko zostają poinformowani o możliwościach, które da im włącznie komunikacji bluetooth, a jeśli podłączą się do tej sieci, otrzymają wiadomość informującą o możliwości przesłania kolejnych danych – czy linku WAP, czy multimedialnych informacji o firmie.

Dobre wrażenie

Odniesienie sukcesu na targach nie jest liczone tylko liczbą odwiedzających czy liczbą zleceń. Jeśli celem jest pozyskanie nowych klientów, ważny jest pozytywny odzew w mediach branżowych. Jak jednak nakłonić dziennikarzy do odwiedzenia naszego stoiska? Najprostsza metoda to konferencja prasowa. Skuteczne są też specjalne akcje na stoisku, happy hours albo eventy.
Warto zadbać o odpowiednie i oryginalne materiały promocyjne. Najciekawsze gadżety sprawdzają się także praktycznie – to nieśmiertelne długopisy, coraz bardziej popularne breloki z punktorem laserowym czy podkładki pod mysz. Ważne jest, by były dobrej jakości, ponieważ gadżet wiele mówi o profesjonalizmie firmy. Ważne jest umiejscowienie logotypu – oczywiście musi być widoczny, ale nie na tyle duży, by zniechęcał do jego używania.
Niestety, nowe, ciekawe, odważne pomysły często są drogie w realizacji. I to właśnie duże koszty są tym, co zniechęca wielu potencjalnych uczestników targów. Należy się dobrze zastanowić, które wydatki są opłacalne. Zdecydowanie lepiej inwestować w ekspozycję, kiedy do zaprezentowania mamy nowy, innowacyjny produkt, z którym należy oswoić partnerów i potencjalnych klientów.
Do tych kosztów dochodzi koszt dodatkowych powierzchni oraz wynajęcia sal konferencyjnych. Kiedy zaprasza się na konferencję lub spotkanie prasowe, należy doliczyć koszt cateringu. Pokaz lub event można zintegrować także ze stoiskiem. Jeśli akcja eventowa jest od początku zaplanowana, można ją uwzględnić już na etapie projektowania stoiska. Wszystko po to, aby osiągnąć sukces i po targach pozostawić wśród klientów i partnerów biznesowych najlepsze wrażenie.