Zrozumieć brief eventowy

- Kształcenie klientów jest droga do dobrej współpracy - mówi Szymon Walkiewicz, partner Walk i prezes zarządu Klubu Agencji Eventowych.

Klub Agencji Eventowych, który powstał w 2012 r. przy Stowarzyszeniu Komunikacji Marketingowej SAR ma za zadanie m.in. działać na rzecz usprawniania dialogu pomiędzy marketerami zainteresowanymi usługami z zakresu event marketingu a agencjami. 
W ostatnim spotkaniu oprócz przedstawicieli członków KAE wzięła udział Małgorzata Szlendak, kierownik ds. komunikacji korporacyjnej i PR Nestlé Polska SA (na zdjęciu), reprezentując tym samym stronę klienta. Pierwszy Business Mixer Klubu Agencji Eventowych dotyczył przede wszystkim briefu.


 

Zadanie dla klienta i agencji

W praktyce agencje narzekają na brak umiejętności rzetelnego przygotowania briefów, a klienci zarzucają agencjom, że ich oferty nie są adekwatne do wysłanych zapytań. - Klient nie podaje budżetu w briefie, w większości przypadków dlatego, że nie ma zaufania do agencji. Jeżeli pojawia się kwota, najczęściej agencje wykorzystują ją po prostu w 100 proc. - mówi Małgorzata Szlendak. Jasne sprecyzowanie ram finansowych daje agencji możliwość nie tylko zaproponowania najbardziej skutecznych i unikatowych narzędzi, ale także pozwala ograniczyć do minimum czas na przygotowanie oferty. Prostym rozwiązaniem na oszczędności może być po prostu podanie niższego budżetu. Zawsze można go podwyższyć, dodając do imprezy elementy premium - uważa Małgorzata Szlendak.

Najważniejszym w dobrze sporządzonym briefie jest określenie podstawowego celu eventu i jego
grupy docelowej, co chcemy za jego pośrednictwem osiągnąć. - Nie mamy badań efektywności eventów, dlatego tak ważne są jasno określone cele, jakie chce osiągnąć marka - dodaje Jacek Olechowski, prezes zarządu Mediacap. Warto zaznaczyć, czy agencja ma przygotować program merytoryczny, czy za tę część odpowiada klient.

Deadline

Trudny dla agencji jest moment, gdy przychodzi zapytanie na organizację imprezy z dużym budżetem, skomplikowanej technicznie i merytorycznie, a czas na złożenie oferty jest zbyt krótki. Taka sytuacja może być dużym zagrożeniem dla powodzenia projektu. Propozycja zostanie przygotowana niezbyt szczegółowo, złożona z gotowych rozwiązań. Każda agencja chce przygotować jak najpełniejszą ofertę, spełniającą oczekiwania klienta, dlatego zgodnie ze wskazówkami przetargowymi WFA, EACA, SAR rekomendowany czas na przygotowanie materiałów w odpowiedzi na brief klienta powinien wynosić 4 tygodnie.

- Może budżet nawet nie jest aż tak ważny. Myślę, że klienci szukają partnerów, a najważniejsze są w takiej współpracy jasno określone kryteria wyboru agencji na samym jej początku - dodaje Paweł Lewicki, business partner El Padre.

KAE w akcji

Powstały pod egidą SAR w marcu br. Klub ogłosił również kolejne efekty swoich działań. W konkursie Media Trendy pojawiły się nowe podkategorie, w kategorii akcje specjalne i eventy: komunikacja eventu oraz innowacja w eventach. Również w konkursie KTR ustanowiono nowe podkategorie, w kategorii event w ramach active advertising: eventy B2B oraz eventy B2C. KAE będzie obecne również w 9. edycji Szkoły Strategii Marki. Członkowie klubu przystąpią też do prowadzonego pod patronatem SAE badania branżowego Salary Survey i mają wprowadzić nowe stanowiska w tym badaniu, które występują w strukturze agencji eventmarketingowych.

Katarzyna Kacprzak 299 Artykuły

Zajmuje się agencjami reklamowymi i eventowymi. Ma na oku studia produkcyjne i branżę OOH. Gdyby mogła wybrać byłaby kopistką w Bibliotece Aleksandryjskiej.

Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.