New business i przetarg są jak randkowanie

Czasem w naszej pracy doradcy w organizacji i koordynacji przetargów na usługi marketingowe czujemy się jak biznesowe swatki - piszą Marta Macke, pitch consultant/partner, i Magdalena Spisak, procurement consultant/partner w firmie Shortlist.

Język polski wskazywałby, że on to klient, a ona to Agencja, jednak w tradycyjnym przekazie kulturowym to mężczyzna zdobywa kobietę. Czego zatem szuka w nowym związku wymarzona ona klient, a czego idealny on agencja?

W poszukiwaniu stałego związku

Oczywiście są tacy, którzy nastawiają się na krótkotrwałe "znajomości", czyli na współpracę projektową, jednak najczęściej obie strony szukają stabilnej, długofalowej relacji opartej (zupełnie jak w życiu) na lojalności (wyłączności przynajmniej w danej kategorii produktowej), partnerstwie, zaufaniu, solidności, wzajemnym zrozumienia i dialogu.

Randki w ciemno?

Jeśli jako kandydat mamy do czynienia z dojrzałym, dobrze znającym siebie i swoje potrzeby klientem, możemy się spodziewać, że będzie on szukał agencji odpowiednio formułując swoje oczekiwania i skupi się na randkach z tymi, którzy na te potrzeby potrafią odpowiedzieć. Zamiast biegać na randki w ciemno, taki klient przeprowadzi selekcję potencjalnych partnerów (co w procesie RFQ nazywamy analizą potrzeb) i umówi się tylko z obiecującymi kandydatami.

Co nas kręci?

Lubimy czuć zainteresowanie drugiej strony, czasem lubimy przeglądać się w jej oczach, ale w relacji biznesowej: "Kochać to nie znaczy patrzeć na siebie, lecz patrzeć razem w tym samym kierunku" (Antoine de Saint-Exupery). Jeśli obaj partnerzy są świadomi swoich celów, wspólnie je uzgodnili, wówczas relacja ma duże szanse powodzenia. Zanim strony ustalą wspólne cele, muszą być świadome, czego naprawdę potrzebują. Dlatego tak ważnym jest przygotowanie przez klienta precyzyjnego, przemyślanego briefu, bez oczekiwania, że druga strona będzie czytać w naszych myślach. Tylko wtedy mamy szansę dostać to, czego oczekujemy.

Co nas odstręcza?

Chociaż przetarg podobnie jak randkowanie jest swoistym konkursem piękności i próbkowaniem kandydatów, nie warto bawić się drugą stroną, jeśli szukasz relacji opartej na partnerstwie. Przetarg jest wielką inwestycją finansową, angażuje czas, energię, koszty i talent, dlatego warto precyzyjnie określić zadania i ramy, w których kandydaci mogą się poruszać (mamy na myśli m.in. kwestie dostępnych narzędzi, budżet, czas, kryteria oceny, konkurencję w konkursie etc.). Jeśli chcemy zbudować długotrwałą relację, warto od początku traktować siebie i potencjalnego partnera z szacunkiem, transparentnie pokazywać, czego szukamy, pod jakim kątem będziemy rozpatrywać otrzymane oferty. Agencja ma wówczas szansę zrobić własną analizę ROI i zdecydować, czy ta relacja zapewnia jej wymierne korzyści oraz czy jako partner sprosta oczekiwaniom, standardom i potrzebom klienta.

Poznaj moich rodziców

To ważne, żeby poznać rodziców i dostać ich błogosławieństwo – w tradycyjnych społeczeństwach szczególnie "jej" rodzice byli ważni. Ojciec mógł nie wyrazić zgody na związek. W przypadku przetargu klient, zanim zaprosi kandydatów do konkursu, powinien mieć zgodę wewnątrz swojej organizacji na przeprowadzenie RFQ, wybór nowego partnera, powinien posiadać zaakceptowany brief, wzór umowy i wszystkie inne dokumenty formalnoprawne wymagane w przetargu.

"Już mi niosą suknię z welonem"

Zanim strony podpiszą umowę przed nimi faza negocjacji. Warto wcześniej (wraz z briefem i harmonogramem procesu RFQ) przekazać agencji tabele kosztowe, wzór umowy i inne istotne dokumenty, które mogą wpłynąć na decyzję partnera o współpracy oraz na rozumienie naszych potrzeb, modelu biznesowego i oczekiwań.
Jednym słowem: nie informuj go, że ma podpisać intercyzę dopiero na schodach urzędu stanu cywilnego.

I żyli długo i szczęśliwie…

Jeśli proces RFQ został przeprowadzony profesjonalnie i transparentnie, relacja z wybranym partnerem biznesowym może być długofalowa i efektywna, przynieść obu stronom satysfakcję i maksymalne korzyści.
W takich związkach nawet kryzysy będą rozwojowe – dla każdej ze stron i dla samego związku.













Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.