RFI - konieczny etap przetargu

Request for information pozwala na wczesnym etapie zobaczyć doświadczenie, kompetencje oraz nastawienie agencji z long-listy i dokonać dobrego wyboru short-listy - piszą Marta Macke, pitch consultant/partner, i Magdalena Spisak, procurement consultant/partner w firmie Shortlist.

RFI (request for information) jest wyraźnie nowym podejściem z punktu widzenia agencji, które z jednej strony martwią się niezbyt transparentnymi i niezrozumiałymi zasadami w selekcji podmiotów biorących udział w przetargach, z drugiej wykazują często niechęć i opór przed odpowiedzią na taki dokument.
Pracując z naszymi klientami przy projektach przetargowych, zajmujemy się obsługą podmiotów powracających, czyli kontaktem zwrotnym i odpowiadaniem na pytania agencji.
O ile są one już przyzwyczajone do konieczności podpisania NDA (non-disclosure agreement - umowa poufności) czy przesłania standardowego credencialu, o tyle wypełnienie RFI czy przesłanie credentialu szytego na miarę (czyli odpowiadającego na konkretne oczekiwania i pytania klienta, pokazujące kompetencje i case'y z kategorii czy zagadnień dla niego istotnych) może stanowić problem.
Pojawiają się zatem pytania: Po co mam to wypełniać? Przecież jesteśmy znani na rynku? Pracowaliśmy już kiedyś z tym klientem, to może nie musimy tego robić?
Otóż istotne jest, aby zrozumieć, po co faktycznie taki dokument został stworzony i że jest on ważny nie tylko dla klienta, ale także dla samych agencji.

Często można spotkać się z opinią, że klienci robią przetargi w dość przypadkowy sposób. Zapraszają agencje według niezrozumiałego dla branży klucza, nie do końca zdając sobie sprawę z doświadczenia, zakresu usług i kompetencji danego podmiotu.
W naszych rozmowach z agencjami nierzadko przewija się temat takich przetargów. Wystarczy przypomnieć niedawny przykład i reakcję branży na zaproszenie do jednego postępowania przetargowego ponad 30 agencji.
Nic dziwnego, że żywe są dyskusje, skąd na rynku przetargi, w których startuje zastraszająca liczba firm ze skrajnych biegunów branży, co jest dla agencji niezwykle frustrujące, mylące i często demotywujące.
Takie podejście jest oczywiście szkodliwe zarówno dla agencji, jak i dla samego klienta, który nie tylko dezorganizuje sobie w ten sposób pracę, ale nie ma żadnej gwarancji, iż w procesie przetargowym zobaczy zadowalające odpowiedzi na swoje potrzeby i będzie mógł z sukcesem zakończyć przetarg.
To wszystko tłumaczy, dlaczego konieczne jest, aby marketer przez wysłaniem agencjom briefu przetargowego przeprowadził wnikliwą analizę potrzeb, a następnie precyzyjny RFI.

Weryfikacja partnerów

Czym zatem jest ten tajemniczy RFI? Etap RFI jest weryfikacją szerokiej listy partnerów, którzy po wstępnej selekcji mogą pasować do potrzeb i oczekiwań klienta oraz wymogów zawartych w briefie przetargowym.
Do takiego etapu zaproszona jest long-lista agencji, które proszone są o precyzyjne wypełnienie dokumentu RFI (jednak liczba agencji nie powinna przekraczać ok. 10-12 podmiotów).
Wszystkie nadesłane odpowiedzi są analizowane na specjalnym arkuszu ocen pod kątem zarówno doświadczenia, odpowiedzi merytorycznej na kluczowe pytania, samej organizacji spółki, jak i jakości odpowiedzi na dokument.
Na koniec selekcjonujemy short-listę trzech, maksymalnie czterech podmiotów (w tym z reguły jest obecny partner klienta, jeśli wyraża zainteresowanie wzięciem udziału w procesie), które otrzymują brief przetargowy i tym samym kwalifikują się do dalszych etapów tzw RFQ.
Jednym słowem - RFI to krótki, precyzyjny dokument, którego rzetelne wypełnienie nie powinno zająć agencji dużo czasu, nie generuje kosztów ani nie wymaga wymyślenia konceptów strategicznych czy kreatywnych. Prowadzącym przetarg pozwala on już na tym wczesnym etapie zobaczyć doświadczenie, kompetencje oraz nastawienie agencji z long-listy, ale przede wszystkim dokonać dobrego wyboru short-listy i przekazać brief odpowiednim podmiotom.  
Mimo że są to na naszym rynku dość nowe metody pracy, nasze doświadczenie doradcy działów marketingu i procurementu w zarządzaniu procesem przetargowym pokazuje, że klienci bardzo doceniają wagę i rolę takiego podejścia i chętnie przechodzą z nami przez fazę RFI oraz późniejszy arkusz oceny tego dokumentu (a w dalszej fazie, całego procesu RFP). Widzą bowiem, jak bardzo takie narzędzie ułatwia dokonanie właściwej i dopasowanej selekcji oraz pomaga w solidnym i transparentnym prowadzeniu przetargu.

Nasza rada dla marketerów:
Koniecznie przeprowadzajcie dobrze przemyślany i przygotowany RFI. Pomoże wam on w trafnej selekcji krótkiej listy agencji, które zaprosicie do przetargu, a dodatkowo w lepszym poznaniu kompetencji i podejścia zaproszonych agencji.

Nasza rada dla agencji:
Nie bagatelizujcie tej fazy i nie podawajcie jej pod wątpliwość. Dobrze wypełniony RFI może uchronić was przed udziałem w przetargu, który nie jest dla was, oraz pomóc klientowi w pełnej ocenie waszej oferty, jeśli znajdziecie się na liście agencji, które dostały brief przetargowy. 






Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.