Dorota Wojtczak: Musimy myśleć hybrydowo

#Newnormal jest teraz naszym głównym punktem zainteresowania - jak będzie wyglądać nasza praca w nowych realiach? O branży eventowej w czasach pandemii rozmawiamy z Dorotą Wojtczak, head of marketing w Grupie S/F, członkiem zarządu Klubu Agencji Eventowych SAR.

MMP: W jakiej sytuacji jest branża eventowa w Polsce, po prawie dwóch miesiącach od wprowadzenia zakazu zgromadzeń?

Dorota Wojtczak, head of marketing Grupa S/F, członek zarządu Klubu Agencji Eventowych SAR: Branża eventowa była zmuszona z dnia na dzień dokonać transformacji do online. I mimo że w niektórych przypadkach, jak na przykład w naszej agencji, zmiany takie były planowane od jakiegoś czasu, to nikt nie zakładał, że w jednej chwili anulujemy cała naszą offline’ową działalność. Nie dziwi więc, że w wyniku tej sytuacji cała branża doznała silnych perturbacji. Po minionych miesiącach nasuwają się trzy główne wnioski: 

- niektóre formaty eventowe udaje się z powodzeniem realizować w online. Są to głównie projekty związane z jednokierunkowym transferem wiedzy, takie jak prezentacje, webinary i szkolenia, ale możliwa jest też organizacja pracy w grupach. Nasza agencja od początku lockdownu przeprowadziła już blisko 100 eventów online, z czego blisko 1/3 to spotkania z elementem pracy w grupach. Wymagało to mocnej modyfikacji samych formatów, ale w ankietach po-eventowych czytamy, że uczestnicy doceniają zaproponowaną formułę – podkreślają wygodę, sposób organizacji, możliwość interakcji i wartość merytoryczną spotkań. Praca w grupach online dostarczyła im radości tworzenia i budowała zaangażowanie. W jednym z cyklicznych projektów 97% ankietowanych oceniło doświadczenie warsztatów online jako wartościowe i deklaruje, że poleciłoby je swoim znajomym. Co dodatkowo istotne, w naszych realizacjach formaty online tworzą otwarte pole do integracji z komunikacją digitalową, dzięki synergii tych kompetencji w naszej grupie, co ma szczególne znaczenie w dobie COVID-19, gdy dla wielu firm marketing przybiera owo imię efektywność. Eventy online są łatwo mierzalne, co dodatkowo przemawia za włączeniem ich w nową strategię komunikacji.

- część agencji eventowych korzysta z rządowej pomocy, tzw. tarczy antykryzysowej. Spora część podmiotów z naszej branży, jako jednej z najmocniej dotkniętych skutkami pandemii, kwalifikuje się do programu. To pozwala mieć nadzieję na przetrwanie kilku kolejnych miesięcy.

- #newnormal jest teraz naszym głównym punktem zainteresowania – jak będzie wyglądać nasza praca w nowych realiach? Z jednej strony jesteśmy przekonani, że potrzeba odbywania spotkań, za którymi dziś tęsknimy, będzie motywować ludzi do kontaktu offline, gdy tylko będzie to możliwe. Wiemy choćby, jak trudna jest dziś praca new business managerów, którzy nie mogą spotykać się z klientami i korzystać z networkingu na branżowych wydarzeniach. Z drugiej strony – mamy świadomość, że zachowywanie dystansu, podsycone obawami o zdrowie, może pozostać na dłużej w kanonie naszych nowych zachowań. Dlatego jako branża musimy myśleć hybrydowo – stwarzać warunki do bezpiecznych spotkań, doświadczania i budowania wrażeń poprzez eventy offline, ale jednocześnie łączyć to z równoległym, dodatkowym kanałem w online dla tych, którzy wolą #zostaćwdomu. Czeka nas tworzenie zupełnie nowych rozwiązań, w których offline będzie miksować się z online w zupełnie nowym wymiarze – wymiarze spotkań. I będzie dawać wybór konsumentowi.

Jakie działania podjęły do tej pory sztaby MICE i SAR? 

Nasz sztab kryzysowy oraz SAR i należący do niego Klub Agencji Eventowych włożyły mnóstwo wysiłku w zbudowanie wspólnej platformy do rozmów z rządem i wypracowania aktualnego kształtu tarczy antykryzysowej. Mam ogromny szacunek do koleżanek i kolegów z inicjatywy TUgether, którzy spędzili długie godziny na tworzeniu opracowań, oficjalnych stanowisk, czy analizach działań zagranicznych. Dziś najważniejszym tematem jest wypracowanie jak najlepszych zaleceń odmrożeniowych, które umożliwią bezpieczną organizację eventów, a także sprawne przeprocesowanie tych dokumentów z rządem.
 

Jak wygląda współpraca agencji eventowych i ich klientów? Z jakimi reakcjami spotkał się
Apel Branży Komunikacji Marketingowej i MICE?
 
Współpraca na linii klient-agencja eventowa najczęściej jest pochodną relacji oraz jakości i czasu trwania współpracy. Jako agencja mamy w tym obszarze różnorodne doświadczenia: od postawy ogromnego wsparcia i partnerskiego podejścia, skutkującego utrzymaniem części naszego zespołu, poprzez bezproblemowe rozliczenie się za wykonaną pracę w ramach projektów wstrzymanych. Zdarzają się jednak także trudne rozmowy, w których klient jest zdania, że skoro projekt jest anulowany, to praca wykonana nie ma znaczenia. Trudno nam zrozumieć takie podejście i myślę, że jako branża również w tym punkcie jesteśmy solidarni, nie godząc się na takie rozwiązania. Warto także pamiętać o całym łańcuchu naszych podwykonawców, dla których to my jesteśmy klientami i z którymi również staramy się szukać rozwiązań satysfakcjonujących obydwie strony, a nie będzie to możliwe bez zaangażowania naszych klientów.

Rozmawiała: Katarzyna Kacprzak

Katarzyna Kacprzak 423 Artykuły

Zajmuje się agencjami reklamowymi i eventowymi. Ma na oku studia produkcyjne i branżę OOH. Gdyby mogła wybrać byłaby kopistką w Bibliotece Aleksandryjskiej.

Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.