Czas epidemii w przedsiębiorstwie: nie zawiedźmy naszych pracowników

Jako pracodawcy wykorzystajmy ten czas na umocnienie zaufania i oddania pracowników - zachęca Izabela Kielczyk, psycholog biznesu, psychoterapeuta i trener ludzi biznesu, właściciel i manager zarządzający Bellako.

Praca zdalna – całkowita zmiana systemu pracy

Decyzje rządowe związane z ograniczeniami w możliwości poruszania się i spotykania spowodowały całkowitą przebudowę sposobu pracy większości przedsiębiorstw. W Polsce większość firm (65%) zdecydowała się na uruchomienie pracy zdalnej, w których średnio 82% pracowników pracuje obecnie z domu (badanie Devire). Wcześniej właściciele i zarządy firm nie darzyły tej formy pracy zaufaniem i niechętnie stwarzały taką możliwość pracownikom. Wynikało to z faktu, że osobiste kontakty z pracownikami i spotkania w zespołach projektowych to oczywisty element motywacyjny i źródło inspiracji w pracy. Dodatkowo pojawiał się element braku zaufania ze strony pracodawcy do rzetelności pracy podczas tzw. „home office”. Teraz sytuacja zmieniła się radykalnie i praca zdalna jest niejednokrotnie jedyną dopuszczalną formą pełnienia obowiązków służbowych.

Jakie szanse i zagrożenia niesie system pracy zdalnej?

Najtrudniej o mobilizację.

Dzięki uruchomieniu pracy zdalnej przedsiębiorstwa w Polsce starają się działać w miarę normalnie. Jednak system ten dość znacznie odbiega od sposobu pracy, do którego przywykliśmy. Prawdopodobnie jest dość duża grupa osób, które są bardzo zadowolone z pracy zdalnej i doskonale odnajdują się w tej sytuacji. Osoby te nie lubią kontroli, praca w biurze w określonych godzinach jest dla nich ograniczeniem, a kontakt z innymi ludźmi nie jest dla nich ważny. Dla większości rozpoczęcie pracy zdalnej było ciekawą odmianą i początkowo byli z tego zadowoleni. Po niedługim czasie okazuje się, że kontakt z innymi jednak jest potrzebny, a wielu rzeczy nie można zdalnie załatwić. Dłuższa praca z domu powoduje zamknięcie w sobie i wywołuje poczucie odosobnienia. Dla kogoś, kto nigdy nie pracował zdalnie, bardzo ciężko jest o mobilizację. Dodatkowo w domu jest dużo zmiennych rozpraszających uwagę i zakłócających pracę – domowe obowiązki, prywatne otoczenie, inni domownicy czy zwierzęta. W takiej sytuacji rozwiązaniem jest codzienna rutyna. Mobilizacja aby wstać o określonej porze, ubrać się - nawet podobnie jak do pracy; dla pań istotny może być makijaż i odpowiednia fryzura.

Jak motywować i monitorować wyniki pracowników pracujących zdalnie?

Brak poczucia bezpośredniej kontroli i wpływu jest dla szefów bardzo trudne.

Dla mnie, jako managera, najważniejsze są efekty pracy. Umawiam się z pracownikami na zrealizowanie ściśle określonych, mierzalnych zadań i dotrzymanie terminów. Wyznaczam cykliczne telekonferencje i rozmowy telefoniczne połączone z relacjonowaniem postępów pracy. Teraz, kiedy praca zdalna jest ciągła, rozmowy z pracownikami przeprowadzam częściej – nawet trzy razy w tygodniu. Bardzo pomocne dla managerów są także systemy monitorowania on-line postępów pracy podwładnych. Trzeba przełamać niechęć do pracy zdalnej wynikającą z braku bezpośredniej kontroli nad pracownikiem i warto przestawić się na ocenę wyłącznie efektów pracy – niezależnie od czasu, jaki poświęcił pracownik na wykonanie zadania. Polscy pracodawcy muszą zmienić swoje podejście w tym zakresie. Rolą managera jest umiejętne wyznaczenie mierzalnych zadań, które pozwolą przywrócić poczucie kontroli nad pracą podwładnych. Pomocne są tutaj konferencje on-line organizowane na początku każdego tygodnia, podczas których wyznaczamy dla każdego zadania na cały tydzień. Ogromnie ważna jest komunikacja połączona z wideokonferencją, ponieważ bardzo istotne jest także to, aby widzieć się wzajemnie. Warto jest także stworzyć możliwość kontaktów w obrębie zespołów, również bez uczestnictwa przełożonego. Kontakt z kolegami z pracy umacnia poczucie więzi i pracy w zespole.

Pracownicy oczekują informacji i częstej komunikacji.

W oderwaniu od firmowej rzeczywistości pracownicy bardzo oczekują i potrzebują bieżącej informacji dotyczącej sytuacji firmy, podejmowanych decyzji i planów. Empatycznie nazywajmy wprost obawy, które mogą pojawiać się wśród pracowników dotyczące nadchodzących zmian, potencjalnych problemów firmy czy utraty pracy. Fizyczna nieobecność w biurze pogłębia poczucie oderwania i izolacji od życia firmy, niezależnie od tego, że dotyczy to wszystkich kolegów i koleżanek. Jako szefowie, miejmy także świadomość tego, że cisza z naszej strony jest bardzo niepokojąca. Mamy trudne zadanie wypośrodkowania częstotliwości kontroli przy jednoczesnym zaspokojeniu potrzeb pracowników na częsty kontakt i informacje.

Jak w tym czasie sprawdzić się w roli managera?

Czas pracy zdalnej jest ogromnym egzaminem dla managerów.

Jeśli mieliśmy z pracownikami dobre relacje i wcześniej zaskarbiliśmy ich zaufanie, teraz zaprocentuje nam to w postaci dobrych kontaktów i efektów pracy. Manager musi dać pracownikom poczucie przynależności do zespołu oraz wspólnej odpowiedzialności za to, co dzieje się zarówno w zespole, jak i w całym przedsiębiorstwie.

Pracownicy natomiast oczekują od swoich szefów zrozumienia, że im w tej sytuacji też może być ciężko. Poza wyznaczeniem zadań i omówieniem sytuacji firmy, porozmawiajmy z nimi o ich problemach, kłopotach, potrzebach; także osobistych, jeśli będzie taka potrzeba. Nie mamy możliwości wspólnie wyjść na kawę do firmowej kuchni, ale nie rezygnujmy z indywidualnych rozmów. Jest to także doskonały moment na wyrażenie uznania pracownikowi oraz docenienie jego pracy. To także element motywacyjny.

Możemy zyskać w oczach naszych pracowników wyrażając życzliwość i elastyczność wynikającą ze zrozumienia ich potrzeb. Wyraźmy zgodę na pracę w niestandardowych godzinach jeśli pracownikowi na tym zależy, a nie koliduje to z pracą zespołu. Musimy także zrozumieć, że pracownik nie może pracować przy komputerze non stop. Musi robić sobie krótkie przerwy, przygotować kawę czy herbatę, od czasu do czasu spojrzeć za okno czy wyjść na balkon zaczerpnąć powietrza.

Z drugiej strony, forma pracy zdalnej, wraz z wyzwaniami jakie niesie dla managera i pracownika, daje nam, szefom, możliwość sprawdzenia z kim tak naprawdę pracujemy. Poznajemy naszych pracowników z innej strony i możemy ocenić ich zaangażowanie oraz odpowiedzialność. Dla pracodawcy kluczowe jest w obecnej sytuacji to, aby pracownicy nie pogłębiali i tak bardzo trudnej i skomplikowanej sytuacji firmy. Bazując na swojej wiedzy i doświadczeniu szukali rozwiązań w nowej sytuacji rynkowej nie skupiając się jedynie na przeszkodach i barierach.

Jak po okresie pracy zdalnej przygotować załogę na powrót do firmy, być może trudne decyzje np. o zmniejszeniu wynagrodzenia, redukcji personelu i nowe zadania?

Wykorzystajmy ten czas.

Pracodawcy są teraz w dobrej sytuacji. Z badań wynika, że w czasie epidemii koronawirusa największym zaufaniem darzymy swojego pracodawcę. Dla pracowników jest on najbardziej wiarygodnym źródłem informacji (63% respondentów). Jak pokazuje badanie Edelmana "Trust and the Coronavirus", wierzymy mu bardziej niż oficjalnym informacjom rządowym (58%) oraz tradycyjnym mediom (51%) ii Ponadto pracownicy wierzą, że ich firma jest lepiej przygotowana na bieżącą sytuację niż państwo. W badaniach zaufanie do pracodawcy w tej kwestii potwierdziło aż 62% pracowników. ii Taka postawa prawdopodobnie wynika z tego, ze praca daje poczucie bezpieczeństwa a pracodawca jest nam najbliższy. Jest w podobnej sytuacji do nas, łączą nas wspólne działania i cele.

Wykorzystajmy, jako pracodawcy, ten czas na umocnienie zaufania i oddania pracowników. Przyszłość nie jest pewna i nie możemy teraz przewidzieć jakie przyniesie rozwiązania czy zmiany dla naszego biznesu. Transparentna i regularna komunikacja, częste rozmowy z pracownikami, empatia, zrozumienie i elastyczność managerów zaprocentują wzrostem poczucia więzi i wspólnoty w naszym zespole. Czasy są bardzo niepewne i wszyscy obawiają się zmian i utraty źródła utrzymania. Jeżeli będziemy na bieżąco informować pracowników o sytuacji firmy i podejmowanych decyzjach, zadawać także pytania o ich stanowisko czy ekspertyzę, pozwoli to na zbudowanie silniejszych więzi z zatrudnionymi i podbudowanie poczucia ich wartości jako pracowników. Nie odsuwajmy ich na dalszy plan, sprawmy że będą czuli się częściowo odpowiedzialni za firmę i jej pozycję na przyszłym, kształtującym się już teraz rynku.

Co zrobić, gdy po okresie home office część pracowników nie przystosuje się do pracy w biurze, nie będzie chciało wracać do firmy?

Nowa rzeczywistość.

Przed nami czas wielkiej niewiadomej. Obecna sytuacja bez wątpienia spowoduje przebudowanie rynku i głębokich zmian dotyczących organizacji i sposobu pracy.

W baraży spożywczej, w której działam, wprowadziliśmy wiele zmian dostosowujących pracę zakładów
do obecnych wymogów sanitarnych. Wzrosło znaczenie poczucia bezpieczeństwa, zmieniono zasady pracy i reguły obowiązujące na poszczególnych stanowiskach. Być może część lub nawet większość z nowych zasad zostanie wdrożona już na stałe, ponieważ obawa przed pojawianiem się wirusa będzie nam towarzyszyła już zawsze.

Prawdopodobnie wszystkie branże czeka rewizja biznesu i przeanalizowanie swojej rentowności. Być może okaże się, że przymusowe rozwiązania z czasów pandemii są dobre i sprawdzą się także w przyszłości. Takim rozwiązaniem jest system pracy zdalnej, która dla niektórych grup pracowników może okazać się ciekawym rozwiązaniem, które pozwoli pracodawcy zmniejszyć wydatki na utrzymanie powierzchni biurowej przy utrzymaniu oczekiwanego standardu usług. Może warto przeanalizować taką ewentualność?

Patrząc z punktu widzenia psychologa, mogę z całą pewnością zapewnić, że wszystkie obszary biznesowe, które dają możliwość rozwijania kontaktów międzyludzkich, po okresie przymusowego zamknięcia będą wracać do czasów swojej świetności. Potrzeba kontaktów w społeczności jest podstawą ludzkiej osobowości, więc będziemy naturalnie do niej dążyć. Człowiek jest istotą bardzo socjalną i kontakty są dla nas rzeczą konieczną i normalną. Tęsknimy za tym i będziemy do nich wracać, jeśli tylko będzie taka możliwość. Prawdopodobnie większość pracowników, którzy do tej pory pracowali w biurze lub w terenie, z ludźmi, bardzo chętnie powróci do tego systemu pracy.

W jaki sposób po okresie pracy zdalnej zadbać o atmosferę w firmie, w pracy?

Wyczekana normalność.

Jestem optymistką. Jako psycholog uważam, że powrót do pracy i utraconej normalności będzie przez wszystkich wyczekany i relacje wewnątrzfirmowe tylko na tym zyskają. Dodatkowo poczucie razem przeżytego kryzysu i wspólnego, choć zdalnego, działania spowoduje pogłębienie więzi w zespole.

Jako pracodawca i manager sądzę, że właśnie teraz jest bardzo ważny moment na budowanie więzi w zespole, pogłębianie zaangażowania pracowników. Odpowiednia, częsta komunikacja, empatia, zrozumienie i docenianie pracowników zaprocentuje ich oddaniem, kreatywnością i poczuciem współodpowiedzialności za firmę, która zapewnia im tak ważne w niepewnych czasach poczucie bezpieczeństwa.

Tekst: Izabela Kielczyk
Autorka jest psychologiem biznesu, psychoterapeutą i trenerem ludzi biznesu. Właściciel i manager zarządzający Bellako Sp. z o.o., firmy produkującej oryginalne mieszanki przypraw dla przemysłu spożywczego i gastronomii.

Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.