Organizowana przez „Media Marketing Polska” od pięciu lat konferencja urosła do rangi najważniejszego w Polsce wydarzenia branżowego, które dotyczy komunikacji marketingowej na wielu ekranach. Po ubiegłorocznym eksperymentowaniu z przeniesieniem konferencji do online’u, teraz organizatorzy postanowili sięgnąć po rozwiązania znacznie bardziej złożone. Tak, aby uatrakcyjnić jej formułę i wykorzystać możliwości e-eventów, które ujawniły się zwłaszcza w ostatnich miesiącach. O ile sięganie po nowoczesne, cyfrowe narzędzia było w branży spotkań praktykowane od dawna, to pandemia mocno przyspieszyła digitalowy zwrot we wszystkich obszarach naszej aktywności – także w eventach.

- Zauważamy szybki i dynamiczny rozwój e-eventów. Początkowo były to proste studia diodowe, ale jak we wszystkich obszarach w czasach nowej normalności, tak i w eventach online widzimy bardzo szybki progres – mówi Magdalena Jedynasiak, Production Manager, Head Team w Imagine Nation. Agencja należy do grona tych, które od wiosny 2020 roku dokonały znaczących kroków w kierunku adaptacji eventów do digitalu. Okazało się, że szereg narzędzi cyfrowych oraz konwencji czy formatów znanych chociażby z telewizji, świetnie się na tym polu sprawdza. Przy czym wyzwanie „digitalizacji” eventów nie leżało w przeniesieniu doświadczeń z offline’owych spotkań w wirtualną rzeczywistość, lecz wykreowaniu doznań zupełnie nowych. W tym również takich, które w przypadku tradycyjnych eventów nie byłyby możliwe do osiągnięcia.

Zaplanowania i realizacji tegorocznej edycji Multiscreen Day podjęła się agencja Imagine Nation, we współpracy z Focus Nation, z którą to obie agencją tworzą grupę If-Nation. Z perspektywy czasu, zwłaszcza ostatnich dwunastu miesięcy, można powiedzieć, że konferencja ta w wydaniu 2021, doskonale ilustruje współczesne możliwości e-eventów. - Multiscreen Day był eventem zdecydowanie bardziej zaawansowanym, realizowanym na żywo, niemal symultanicznie w trzech studiach-przestrzeniach. Istotnym elementem scenografii była rozszerzona rzeczywistość, AR, połączona z realną klasyczną scenografią i oświetleniem efektowym. Aby zrealizować ten rodzaj eventu należy łączyć kompetencje producenckie z kilku dziedzin, przede wszystkim telewizji, eventów i komunikacji online’owej – potwierdza Magdalena Jedynasiak.

Kluczem do zrealizowania kilkugodzinnego wydarzenia transmitowanego w Internecie na żywo, było sięgnięcie po rozszerzoną (AR) i wirtualną rzeczywistość (VR) czy też możliwość interakcji między prelegentami a widzami w czasie rzeczywistym. Tradycyjną scenografię w dużej mierze można dziś zastąpić animacjami. Zniesione są inne bariery, jak ilość kamer, obecność niektórych z uczestników poza studiem czy płynne przechodzenie z jednej przestrzeni w drugą. Co więcej, e-event można z powodzeniem ubrać w format atrakcyjnego programu telewizyjnego, co jeszcze mocniej przyciąga uwagę widzów. - Jako prelegent konferencji czułem się niczym gość w studiu telewizyjnym. Mówiliśmy, zwracając się w stronę kamery, nie widowni jak w przypadku stacjonarnych wydarzeń. To bardzo interesujące doświadczenie – przyznaje Michał Buszko, Client Team Leader w Nielsen Media. - Duży komfort daje wcześniejszy trening czy też próba generalna dzień wcześniej. Można doświadczyć tego, co będzie na żywo, wypróbować poruszanie się w przestrzeni studia, interakcję itd. – dodaje.

Przeniesienie eventów do digitalu to ogromne – wręcz nieograniczone – możliwości realizacyjne, co potwierdzane właściwie każde kolejne wydarzenie zakładające eksplorację nowych, cyfrowych obszarów i wykorzystanie całego spektrum nowoczesnych rozwiązań dotąd kojarzonych z innymi mediami czy kanałami komunikacji. Jak zauważa Maciej „Aman” Amanowicz, dotychczas twórców ograniczał kształt planu zdjęciowego, wybrana scenografia, liczba kamer; teraz wszystko to przestaje stanowić barierę. Ograniczają nas tylko wyobraźnia i dostępność narzędzi technologicznych. „Dzięki technologii UNREAL przestrzeń kształtować możemy dowolnie, scenografia może się zmieniać jak za dotknięciem magicznej różdżki, a kamery rzeczywiste możemy uzupełniać dowolną liczbą kamer wirtualnych” – mówi reżyser.

Co więcej, za sprawą tych zaawansowanych rozwiązań na niespotykaną dotąd skalę można pod różnymi względami personalizować wydarzenia i aranżować pod konkretne potrzeby i wymagania marki. - W przypadku każdej realizacji staramy się wykreować oprawę szytą na miarę, wykorzystującą potencjał motywu graficznego, lokalizacji czy tematyki danego wydarzenia – potwierdza Paweł Kozłowski, prezes Newmotion, firmy zajmującej się kompleksową oprawą graficzną i artystyczną widowisk, którą Imagine Nation zaangażowała do współpracy przy Multiscreen Day.  - W tym przypadku staliśmy przed dwoma wyzwaniami. Pierwszy to, w jaki sposób przełożyć KV wydarzenia na ciekawą, dynamiczną i zaskakującą formę oprawy. Drugim było wykorzystanie potencjału przestrzeni, w których odbywał się Multiscreen Day. W pracy nad oprawą postawiliśmy na uprzestrzennienie płaskich form graficznych zawartych w komunikacji wydarzenia, dało to sporo możliwości animatorom i - naszym zdaniem - całkiem, fajny nowoczesny rezultat. Zabawa perspektywą przełożyła się również na wpisanie elementów animacji w strukturę pomieszczenia. Wykorzystując technologię AR przenieśliśmy część elementów animowanej rzeczywistości do studia, tworząc w ten sposób czołówkę, jingle i inne przerywniki całej oprawy. Takie podejście przełożyło się na dość zaskakującą i nowoczesną formę oprawy całego wydarzenia – opowiada Paweł Kozłowski.

Z taką realizacją wiążą się jednak nie tylko wyzwania technologiczne, lecz również logistyczne – zwłaszcza w kontekście panującej wciąż pandemii i związanych z nią ograniczeń. - W dobie pandemii każdy event jest dla producenta wyzwaniem. Na pierwszym miejscu stawiamy bezpieczeństwo i komfort klienta, prelegentów, ale też całej ekipy technicznej – przyznaje Barbara Czarniawska, Senior Project Manager z Imagine Nation. - Wyzwaniem jest nie tylko logistyka związana z testami na Covid-19, harmonogramem przybycia na plan poszczególnych uczestników wydarzenia czy zabezpieczania wszystkich środków ostrożności, lecz przede wszystkim – mimo dystansu społecznego – zbudowanie przyjemnej, ciepłej i spokojnej atmosfery pracy na planie. Nie zapominajmy, że w przypadku eventów na żywo każde zawahanie, stres czy po prostu nieprzyjemna atmosfera będą widoczne. Reasumując, całościowe wyzwanie można zdefiniować jako zbudowanie przyjemnej atmosfery oraz zapewnienie bezpieczeństwa mimo zagrożeń pandemicznych. Po roku pracy w takich warunkach mamy wiedzę i sporo doświadczeń, które pomagają nam sprawnie w tych warunkach działać – dodaje Barbara Czarniawska.

- Zauważyłem, że wiele zagranicznych konferencjach, do których wcześniej dotarcie było mocno ograniczone, jest dostępne online – czy to w formie live streamingu czy materiałów on demand. Przeniesienie ich do digitalu praktycznie je globalizuje. Nieważne, gdzie jesteśmy, możemy dołączyć do wydarzenia” – przekonuje Michał Buszko z Nielsen Media i dodaje, że istotną wartością e-eventów jest dostęp do rejestracji wideo. „Wcześniej, w przypadku tradycyjnych konferencji, z reguły tego nie było. Moim zdaniem wiele z obecnych rozwiązań będzie z powodzeniem kontynuowanych po pandemii. Na przykład hybrydowe podejście, z częścią prelegentów na miejscu, a z częścią przez łączenie na żywo – dodaje przedstawiciel Nielsen Media.

 Wiele wskazuje na to, że eventy w digitalu przeżyją pandemię. Zostaną z nami na dobre, aby z jednej strony uatrakcyjniać formułę eventu, z drugiej zaś na przykład – poszerzać dostęp do wydarzenia. E-eventy to nowe doświadczenia widzów oraz nowe możliwości dla marek, z których trudno będzie zrezygnować nawet po powrocie do „normalności”. Powtarzane od roku powiedzenie, że nic już nie będzie takie jak wcześniej, dotyczy również branży spotkań.